Duizendpoot met gevoel voor gastvrijheid en facility management
De facilitaire organisatie van Hoogwegt professionaliseren. Dat is de missie van Tessy van Wijnen, Service Coördinator bij Hotel Facility Concepts (HFC) en sinds augustus werkzaam op locatie bij Hoogwegt. Bij deze missie blijft het echter niet. Ook de gastvrijheidsbeleving van bezoekers en medewerkers wordt naar een hoger level gebracht. Hoe Tessy dit namens HFC aanpakt? Daarover meer in dit artikel.
Haar werkdag is een aaneenschakeling van plannen, organiseren en ad hoc zaken regelen. Want, zo zegt Tessy: ‘Het is mijn taak om te zorgen dat alle facilitaire zaken goed lopen en geregeld zijn binnen Hoogwegt zodat zij er geen omkijken naar hebben. Maar ook dat bezoekers en medewerkers zich hier meer dan welkom voelen.’ Dit zijn precies de redenen waarom Hoogwegt, wereldwijd marktleider in de verkoop, handel en distributie van zuivelproducten en voedselingrediënten, samenwerkt met HFC. Per 1 juli 2022 is HFC, naast het verzorgen van management en hospitality, verantwoordelijk voor alle onderliggende contracten zoals catering, beveiliging, schoonmaak, koffievoorziening, afvalmanagement en technisch onderhoud. ‘Als Service Coördinator ontzorg ik Hoogwegt op het gebied van de dagelijkse facilitaire operatie en daarmee ben ik het verlengstuk van Hoogwegt. Ook ben ik het aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken, van afvalbeheer en schoonmaak tot groenvoorziening en receptie. In feite ben ik de schakel tussen Hoogwegt en de leveranciers. Behalve zorgen dat alles goed loopt, kijk ik ook kritisch naar bestaande contracten. En zaken waarvoor (nog) geen vaste afspraken zijn met leveranciers, zoek ik uit hoe we dit voortaan goed kunnen regelen. Kortom, op gebied van integraal facility management ben ik continu bezig met de vraag ‘Wat kunnen we voor Hoogwegt om de kwaliteit te verbeteren en de kosten laag te houden? Het is aan mij om hier namens HFC een goede basis voor neer te zetten.’ Tessy werkt hierbij veel samen met Marleen Bakker, Executive Assistent bij Hoogwegt. ‘Omdat de samenwerking nog redelijk recent is, trekken we in deze beginfase samen op. We overleggen veel en sparren samen over hoe we de facilitaire organisatie voor Hoogwegt kunnen professionaliseren.’
Fingerspitzengefühl
Gastvrijheid is een tweede wezenlijk onderdeel van de samenwerking. Sinds 2021 werken de circa 300 medewerkers van Hoogwegt op een prachtige nieuwe locatie in Arnhem. Het nieuwe kantoor wordt benaderd als een hotel waar het draait om een excellente gastbeleving. Zowel voor de medewerkers van Hoogwegt als voor bezoekers en leveranciers. ‘Ook op gebied van hospitality zet HFC een stap extra. Gastvrijheid komt centraal te staan. Dat begint bij het ontvangstwaar iedereen die hier komt, een warm welkom krijgt. Ik ben nu bezig om hiervoor een vast team samen te stellen. De receptie valt straks volledig onder mijn verantwoordelijkheid. Deze mensen moeten gastvrijheid in hun DNA hebben. Zij moeten aanvoelen waar bezoekers en medewerkers behoefte aan hebben. Het team is ook een belangrijke spil voor het aannemen en oplossen van facilitaire zaken. De ene bezoeker vindt het leuk om een praatje te maken, de andere bezoeker wil zich juist graag in alle rust nog even voorbereiden op het bezoek. Voor de medewerkers geldt dat net zo. De receptiemedewerkers zetten hun voelsprieten als het ware uit en ondersteunen mij in het verder doorvoeren van de hotelbeleving binnen Hoogwegt.’
Leuke momenten
Om het kantoor voor medewerkers zo aantrekkelijk mogelijk te maken, is het belangrijk dat iedereen een goede werkplek heeft, de voorzieningen goed zijn en dat er van tijd tot tijd leuke dingen georganiseerd worden. Tessy: ‘Zo hebben we na de zomer een ‘end of summer’ borrel georganiseerd. Een gemoedelijk moment om vakantieverhalen te delen en samen vooruit te kijken naar de komende maanden tot aan de feestdagen. En om de samenwerking tussen Hoogwegt en HFC te vieren, hebben we voor de medewerkers een ‘coffee on wheels’ georganiseerd met een lekkernij. Een ontspannen moment om elkaar te leren kennen zodat men ook weet wie we zijn en dat ze altijd een beroep op ons kunnen doen. Zo gaan we de komende maanden nog vaker kleine en grotere activiteiten organiseren.’
Bezettingsgraad optimaliseren
Het feit dat Tessy verantwoordelijk is voor het dagelijks reilen en zeilen binnen Hoogwegt, betekent automatisch dat ze de bezettingsgraad nauwlettend in de gaten houdt. Als voorbeeld geeft Tessy de afvalstromen. ‘Afgelopen zomer was het enkele dagen zeer warm. Hoewel een groot deel van medewerkers op vakantie was en er daardoor minder afval was, hebben we het afval tussendoor een keer extra laten ophalen vanwege mogelijke stankoverlast. En na de zomervakantie hebben we de afvalmomenten opgeschaald zodra het merendeel van de mensen weer terug was van vakantie en naar kantoor kwam.’
Verrassen
In de paar maanden dat Tessy nu als Service Coördinator aan het werk is bij Hoogwegt, heeft ze haar draai snel gevonden. ‘Onze ambitie, als ik vanuit HFC spreek, is dat we met én voor Hoogwegt het integraal facility management én de gastvrijheid verder professionaliseren. Met als resultaat dat het voor medewerkers een feestje is om op kantoor te werken en bezoekers zich aangenaam laten verrassen door de gastvrijheid bij Hoogwegt.’
Lees meer over onze commercial real estate projecten. Wil jij meer weten over een partnerschap met HFC of ben je geïnteresseerd in de services van HFC? Neem dan contact op Commercieel Manager Stijn von der Fuhr via stijn.vd.fuhr@hfcintegrated.com
